Nesta segunda parte do nosso especial sobre eficiência, o Sincodiv-SP Online conversa com Kalinka Carvalho, especialista em organização e gestão do tempo, formada em Publicidade e Propaganda com MBA em Marketing. Ela é consultora, palestrante e produtora de conteúdo com canal no YouTube (https://www.youtube.com/user/kalinkacarvalho/featured).
Para Kalinka, grande parte da eficiência de uma pessoa ou empresa se resume a uma questão: prioridade. Neste rápido bate-papo ela fala de como foco colabora com gestores e equipes na busca por melhores resultados e traz dicas de ferramentas para colaborar para a vida pessoal e profissional.
De acordo com ela, até os “desleixados” podem evoluir nessa questão e serem mais produtivos e organizados. Tudo é uma questão de se conhecer e encontrar sua maneira e as ferramentas certas. Acompanhe o papo na íntegra a seguir:
Sincodiv-SP Online: Em um mundo tecnológico, veloz e imediatista, como ser mais eficiente e motivado sem enlouquecer ou se perder no estresse?
Kalinka Carvalho: A palavra chave é PRIORIDADE. Ser eficiente é produzir bons resultados, ser produtivo. É priorizar o que realmente é importante, deixando de lado coisas sem sentido, que nos fazem ficar estressados e desmotivados. Não podemos e nem precisamos “fazer tudo”. Escolha o que é mais importante, delegue quando necessário e diga mais “não”.
Sincodiv-SP Online: Como ser mais eficiente mesmo diante de tantos estímulos externos e internos?
Kalinka Carvalho: O resumo é FOCO. As pessoas querem respostas para ontem, tudo para ontem. Não podemos seguir o ritmo que os outros nos impõem, essa afobação de tudo ser imediato. Devemos criar o nosso próprio ritmo, nesse caso, os outros podem até nos acompanhar, mas é necessário respeito.
Dicas importantes para elevar a produtividade e eficiência: crie horários para respostas de e-mails e ligações; crie períodos para atividades de foco, tais como relatórios, prospecção de clientes, estudos, etc.; desligue notificações de celulares e redes sociais quando não estiver de lazer, descadastre seu e-mail de anúncios sem utilidade e spam.
Ter foco é fazer uma coisa de cada vez, e de maneira bem feita. Isso fará com que você use menos tempo para fazer mais coisas.
Sincodiv-SP Online: Como a organização pessoal ajuda nesse processo?
Kalinka Carvalho: Somos pessoas e cada uma tem uma personalidade e um jeito de se organizar. É importante conhecer muito bem o seu perfil, definir quais serão as suas ferramentas de organização pessoal, sejam elas tecnológicas ou analógicas.
Se você trabalha com equipes, conheça bem os perfis das pessoas do seu time (saiba mais nestas duas matérias elaboradas pelo Sincodiv-SP Online sobre ferramentas de perfis: Parte 1, Parte 2) e encontre ferramentas de organização e comunicação eficientes que atendam a todos. Temos muitas no mercado. Se cada um tiver claro como é a sua organização e a da sua equipe, o processe flui.
Sincodiv-SP Online: Como vendedores e gestores podem organizar suas tarefas para melhorar relacionamento profissional e com os clientes?
Kalinka Carvalho: Primeiro é necessário ter uma agenda e um gerenciador de tarefas. O primeiro serve para marcar compromissos, tudo com data e hora marcada. O segundo serve para marcar todas as tarefas que precisam ser realizadas, aquelas que não tem data e dia marcado. Siga estes dois passos simples:
– Mantenha sua agenda de compromissos sempre atualizada, seja ela no celular, computador ou papel.
– Use um gerenciador de tarefas e anote o que precisa ser feito. Pode ser uma lista simples com tudo que tem para fazer no dia, ou usar um software de equipes, como TRELLO, RUN RUN IT, ASANA (há muitos no mercado).
Sincodiv-SP Online: Quais os melhores métodos de organização atualmente?
Kalinka Carvalho: Não existe melhor método de organização. Existe aquele que funciona melhor para você. São muitos: Pomodoro, 5S, GTD, Mapas Mentais, Kanban, SMART, O dia perfeito, Bullet Jounal etc.
Deve-se conhecer alguns deles e buscar aquele que mais se adapta ao seu estilo, lembrando que não há pecado algum em fazer alguns testes antes de escolher o formato ideal.
Sincodiv-SP Online: Há técnicas para se ganhar tempo no mundo corporativo sem perder eficiência? Quais?
Kalinka Carvalho: Não se trata de ganhar tempo. Todos temos apenas 24h por dia. O segredo é gerenciar bem o tempo. No mundo corporativo, tudo depende de uma boa gestão de equipe e liderança. Se o líder realmente conhece e gerencia bem sua equipe, todo mundo consegue fazer tudo com eficiência.
Dessa forma, deve-se começar a gestão do tempo e a organização de cima para baixo. Se o gestor nunca tem tempo e está sempre apagando incêndios, dificilmente a equipe terá tais características de organização, planejamento e, consequentemente, eficiência.
Sincodiv-SP Online: Motivação própria é grande parte da equação de um trabalho bem realizado, a organização pode ajudar nesse processo?
Kalinka Carvalho: Sem dúvida! Motivação é o impulso interno que leva à ação, ou seja, vem de dentro. Então, o autoconhecimento é fundamental, tanto para entender o que te motiva quanto para escolher as melhores ferramentas de organização e fazer você ser mais produtivo no seu dia a dia.
Enxergar resultados e um método próprio eficiente motiva ainda mais, é um círculo virtuoso.
Sincodiv-SP Online: Mesmo uma pessoa “desleixada e desorganizada” por natureza pode aprender a se organizar e ser eficiente nisso? Quais os primeiros passos a serem dados?
Kalinka Carvalho: Organização é um processo e sempre vão existir pessoas mais organizadas que outras. O importante é que cada um encontre ferramentas que possam ajudar a pessoa a ter mais organização.
Quando encontramos as ferramentas certas, fica mais fácil e prazeroso e, assim, notamos evolução. As pessoas que não conseguem se organizar ou ainda não tiveram este impulso essencial ou ainda não encontraram as ferramentas certas e, com isso, acabam se frustrando e desistindo. É preciso persistir.
Sincodiv-SP Online: Que dicas daria para os distribuidores de veículos quanto ao tema da organização?
Kalinka Carvalho: Encontre as ferramentas (agenda, smartphone, software) certas para sua organização pessoal, alinhe processos dentro da sua empresa e equipe, use a comunicação clara e o feedback para melhorar os processos.
Tendo tudo isso detalhado e organizado, o resultado é apenas o sucesso!
Conteúdo produzido por Moraes Mahlmeister Comunicação. Texto de Renan De Simone; edição e revisão de Juliana de Moraes. Publicado pelo site do Sincodiv-SP Online.
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Renan De Simone 